Factura electrónica
Factura electrónica México: guía completa del CFDI y cómo funciona 2026
La factura electrónica es obligatoria en México desde 2014. El SAT exige que todas las operaciones comerciales entre contribuyentes se documenten mediante un CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), un archivo XML con firma digital que certifica la transacción.
Esta guía explica qué es la factura electrónica, quiénes están obligados a emitirla, cómo funciona el proceso de timbrado, y qué cambios trajo la versión 4.0. Si lo que buscas es emitir tu primer CFDI, consulta la guía paso a paso de cómo emitir un CFDI.
Datos clave de la factura electrónica en México
- Es obligatoria para todas las personas físicas y morales que realicen actividades gravadas por el SAT.
- El formato oficial es el CFDI versión 4.0, un archivo XML firmado digitalmente.
- Cada CFDI debe ser timbrado por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) antes de entregarse al cliente.
- El CFDI contiene un UUID (folio fiscal) único que lo identifica ante el SAT.
- El emisor debe conservar los CFDI por al menos 5 años y tenerlos disponibles para cualquier requerimiento del SAT.
¿Qué es la factura electrónica en México?
Factura electrónica o CFDI
La factura electrónica en México es un documento digital con validez fiscal que sustituyó a las facturas impresas tradicionales. Su nombre técnico es CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
Historia de la factura electrónica en México
- 2004: El SAT introduce el CFD (Comprobante Fiscal Digital), primer formato electrónico voluntario.
- 2011: Se crea el CFDI, que requiere certificación por un PAC. Sigue siendo voluntario.
- 2014: El CFDI se vuelve obligatorio para todos los contribuyentes. Las facturas en papel dejan de tener validez fiscal.
- 2017: Se introduce la factura electrónica versión 3.3, con nuevos campos como el uso de CFDI.
- 2023: Entra en vigor la versión 4.0, que añade la obligación de incluir el régimen fiscal del receptor y otros campos.
Características del CFDI
- Es un archivo XML (eXtensible Markup Language) con una estructura definida por el SAT.
- Está firmado digitalmente por el emisor y por el SAT (a través del PAC).
- Contiene un UUID (código de 36 caracteres) que lo identifica de forma única.
- Incluye un sello digital que garantiza su integridad y autenticidad.
- Puede cancelarse dentro de plazos y condiciones específicas.
- Se almacena electrónicamente y se puede consultar en línea.
¿Qué NO es una factura electrónica?
- No es un PDF. El PDF es solo una representación visual. El XML es el único documento con validez fiscal.
- No es un ticket de compra. El ticket es un comprobante interno del establecimiento. Para validez fiscal necesitas el CFDI.
- No es un correo electrónico. Aunque te llegue por correo, el archivo adjunto XML es lo que importa.
¿Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?
Obligados y no obligados
Están obligados a emitir CFDI
- Personas morales (empresas, asociaciones, sociedades) por todas sus operaciones.
- Personas físicas con actividad empresarial (comerciantes, prestadores de servicios, profesionales independientes).
- Personas físicas que arrenden bienes inmuebles.
- Personas físicas que enajenen bienes (vendan productos) a través de plataformas tecnológicas.
- Personas físicas que presten servicios profesionales (médicos, abogados, contadores, arquitectos, etc.).
- Contribuyentes del Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) cuando el cliente lo solicite.
NO están obligados (pero pueden emitir voluntariamente)
- Asalariados: su patrón les emite un CFDI de nómina. Ellos no emiten facturas a menos que tengan actividad empresarial adicional.
- Personas físicas que solo realicen actividades no gravadas.
- Contribuyentes del Régimen Simplificado de Confianza (RESICO) que facturen a personas físicas que no lo soliciten (pero sí deben facturar a empresas).
¿Qué pasa si no emito un CFDI cuando debo?
El SAT puede aplicar multas que van desde los 1,400 hasta los 34,000 pesos por cada CFDI no emitido. Además, el receptor puede deducir la operación aunque no tengas registrada la factura, lo que genera discrepancias fiscales. Es responsabilidad del emisor emitir el CFDI aunque el cliente no lo solicite.
¿Cómo funciona el proceso de timbrado CFDI?
El proceso completo de emisión y timbrado
El timbrado es el proceso que valida y registra tu CFDI ante el SAT. Funciona así:
Paso a paso
1. El emisor captura los datos en su sistema de facturación (ERP, portal web o aplicación de escritorio). 2. El sistema genera el XML con la estructura que exige el SAT (versión 4.0). 3. El XML se envía al PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) elegido por el emisor. 4. El PAC valida el XML: - Verifica que el RFC del emisor esté activo. - Confirma que los datos fiscales sean correctos. - Revisa que el folio y la serie (si aplica) sean válidos. - Comprueba que el formato cumpla con el estándar XSD del SAT. 5. El PAC timbra el CFDI: añade el sello digital del SAT, el UUID, la fecha de certificación y el código QR. 6. El XML timbrado regresa al emisor, quien lo entrega al receptor. 7. El SAT registra el CFDI en su base de datos y lo pone a disposición para consultas.
¿Cuánto tiempo tarda el timbrado?
Entre 1 y 10 segundos en condiciones normales. Si el sistema del SAT está saturado, puede tardar hasta 1 minuto.
¿Qué pasa si el PAC rechaza el CFDI?
El sistema devuelve un código de error que indica la causa: - Error 301: RFC del emisor no existe o está inactivo. - Error 302: RFC del receptor no existe o está inactivo. - Error 303: La combinación de serie y folio ya fue utilizada. - Error 304: El certificado del sello digital no es válido. - Error 305: La fecha de emisión es posterior a la fecha de certificación.
Cada error tiene una solución específica. Generalmente implica corregir el dato incorrecto y reenviar el XML.
Diferencias entre factura en papel y factura electrónica CFDI
| Formato | Papel impreso | Archivo XML |
| Validez fiscal | Con sello de la SHCP | Con sello digital del SAT |
| Almacenamiento | Físico (carpetas) | Digital (disco, nube, SAT) |
| Tiempo de emisión | Minutos u horas | 5-10 segundos |
| Costo | Papel, tinta, impresora | Costo del PAC (variable) |
| Cancelación | Se destruía el documento | Cancelación digital ante el SAT |
| Verificación | Solo con el documento físico | En línea por UUID o RFC |
| Deducción | Se anexaba físicamente | Se carga el XML al sistema |
| Vigencia | Sin límite | 5 años (plazo de prescripción) |
| Medio ambiente | Consumo de papel | Sin papel (solo digital) |
CFDI 4.0: la versión vigente en 2026
Novedades de la versión 4.0
Desde 2023, la versión 4.0 del CFDI es obligatoria. Sustituyó a la versión 3.3 que estuvo vigente desde 2017. Estos son los cambios principales:
Campos nuevos obligatorios
- Régimen fiscal del receptor: antes solo se capturaba el RFC y la razón social. Ahora es obligatorio indicar el régimen fiscal de la persona a la que le facturas.
- Uso de CFDI: debe ser compatible tanto con el régimen del emisor como con el del receptor.
- Código postal del receptor: antes opcional, ahora obligatorio.
Campos que cambiaron
- Forma de pago: se amplió el catálogo de formas de pago aceptadas.
- Exportación: nuevo campo para operaciones de comercio exterior (obligatorio si aplica).
Lo que ya no es necesario
- Constancia de situación fiscal (CSF): ya no es obligatoria para emitir CFDI 4.0. Sin embargo, sigue siendo recomendable tenerla actualizada para verificar que tus datos fiscales sean correctos.
¿Qué pasa si uso versión 3.3?
El SAT ya no acepta CFDI en versión 3.3. Si tu sistema de facturación no está actualizado, no podrás timbrar comprobantes. Verifica con tu PAC que tu sistema esté en versión 4.0.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica en México
¿Cuál es la diferencia entre factura electrónica y CFDI?
Son el mismo documento. El nombre oficial es CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), pero coloquialmente se le llama factura electrónica. Todos los CFDI son facturas electrónicas y viceversa.
¿Puedo emitir facturas electrónicas sin ser contribuyente?
No. Solo los contribuyentes registrados ante el SAT con RFC activo pueden emitir CFDI. Si no tienes RFC, no puedes facturar electrónicamente. Regístrate en el SAT primero.
¿Cuánto cuesta emitir un CFDI?
Depende del PAC que elijas. Los precios van desde 0.50 hasta 5 pesos por CFDI timbrado (sin IVA). Algunos PAC ofrecen planes mensuales desde 100 pesos con un límite de facturas. También existen opciones gratuitas para el Régimen de Incorporación Fiscal.
¿Qué hago si perdí el XML de un CFDI?
Puedes descargarlo nuevamente desde el sistema de facturación donde lo emitiste, o desde el portal de consulta del SAT si tienes el UUID. Si el emisor es otra empresa, solicítale que te reenvíe el XML.
¿Los CFDI tienen vigencia?
Los CFDI no caducan, pero debes conservarlos por al menos 5 años (plazo de prescripción fiscal del SAT). Después de ese tiempo puedes prescindir de ellos, aunque se recomienda conservarlos por más tiempo por seguridad.
¿El SAT puede rechazar un CFDI después de timbrado?
Sí. El SAT realiza validaciones posteriores y puede detectar inconsistencias (por ejemplo, RFC sin actividad, uso de CFDI incompatible, diferencias en IVA). Si detecta un problema, puede notificar al emisor y requerir la corrección o cancelación del CFDI.
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Referencias
Referencias útiles
Comprueba el portal vigente y la documentación fiscal aplicable antes de emitir.
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